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Équiper une salle de réunion demande de prendre en compte plusieurs facteurs. Un espace dans lequel plusieurs individus doivent se réunir pour prendre de grandes décisions a besoin d’un minimum de confort. Si vous voulez savoir comment équiper idéalement votre salle de réunion, nous avons fait le tour des solutions et des possibilités dans cet article.
Organiser la salle pour qu’elle soit bien spacieuse et confortable
Si votre salle de réunion est censée accueillir plusieurs collaborateurs, il va falloir gérer l’espace de telle sorte que ses différents hôtes puissent travailler normalement. Que votre espace de réunion soit petit ou grand, vous pouvez l’aménager de façon irréprochable en créant plus d’espace.
Avant tout, la pièce qui servira de salle de réunion devra être examinée. Vous devez être sûr qu’elle pourra contenir le nombre de personnes prévues lors des diverses assemblées qui se tiendront. Une fois cela confirmé, vous pouvez prendre la longue ou ronde table idéale pour un tel effectif. Prévoyez en conséquence des allées spacieuses pour faciliter la circulation autour de la table.
Pendant que vous équipez cette pièce, mettez au premier plan le confort des hôtes. Cela est si important, car les mauvaises postures pourraient porter préjudice aux résultats attendus pendant les réunions. Vous pourrez donc opter pour des fauteuils qui mettent à l’aise les occupants et sont dotés d’options de réglages. Pensez à la température idéale et modifiable qu’il faut pour une salle de réunion, ainsi qu’à la disponibilité d’eau à boire.
Tous ces détails rendent votre salle confortable, poussant ainsi chaque participant à donner le meilleur de lui pendant les réunions. Cependant, vous pouvez ne pas disposer d'une salle de réunion capable d’accueillir tous les collaborateurs participant à vos réunions. Dans ce cas, vous pouvez penser à louer une salle de réunion. Par exemple, louer une salle de réunion à Paris qui pourra répondre à vos attentes.
Prendre en compte le système d’éclairage et la décoration
Il est important de tenir compte de l’éclairage de votre salle de réunion. Il va beaucoup compter pour la concentration lors des discussions, pour la bonne visibilité aussi. Cela implique que vous devez veiller à ce que la luminosité dans cette pièce soit presque égale à la lumière du jour (500 lux environ). L’idéal est de prévoir un éclairage naturel pour votre salle de réunion, mais avec l’artificiel comme soutien en cas de réunion nocturne.
Pour donner une atmosphère attractive à votre salle de réunion, pensez à la décoration. Vous pouvez choisir d'installer des objets de décoration dans les coins de la pièce. À titre d’exemple, les plantes naturelles aux doux parfums comme les orchidées peuvent aider à rendre l’air plus agréable. De plus, il est possible que vous imprimiez sur les façades, des autocollants sur lesquels l'ordre du jour est imprégné.
Si vous préférez une décoration artificielle, créez donc une atmosphère attractive sans pour autant exagérer l’utilisation des couleurs. Pensez également à mettre une ou plusieurs meubles pour ranger et stocker des outils et documents qui peuvent servir aux réunions.
Mettre en place le matériel nécessaire
Lorsque vous équipez votre salle de réunion, il est normal que vous preniez en compte vos besoins en électronique et autres accessoires informatiques. Si vous comptez réaliser des présentations ou projections vidéos, vous devez installer un écran dans cette pièce.
N’oubliez pas de prévoir des places pour les sorties audios. Un système de sonorisation permet de mieux faire passer les informations. Pensez également à réaliser un système d’insonorisation afin d’éviter la dispersion des bruits hors de la salle de réunion. Le système de visioconférence est aussi important pour une telle pièce. Vous aurez aussi besoin des matériels informatiques comme le scanner et l’imprimante. Dans une salle de réunion, des formations peuvent être organisées. Pensez donc à équiper votre salle d’un chevalet de conférence ou d’un tableau blanc.
Pour finir, notez que pour équiper votre salle de réunion, vous avez besoin de prévoir en premier, l’espace idéal pour contenir le nombre de participants. Vous devez également penser à l’esthétique de cette salle, en passant par son éclairage ainsi que sa décoration. Les plus utiles de tous viennent ensuite, ce sont les appareils électroniques et matériels indispensables à la tenue d’une réunion.